7 خطوات عملية لتنظيم الوقت بشكل فعال

مفهوم تنظيم الوقت

يقصد بتنظيم الوقت القدرة على تخطيط المهام والأهداف بدقة ضمن إطار زمني معين كما أنه يعني إدارة الفرد لنفسه مما يؤدي إلى تحقيق الأهداف بشكل فعّال وزيادة الكفاءة الإنتاجية في شتى مجالات الحياة: كالعمل، والمنزل، والهوايات والحياة الاجتماعية.

7 خطوات عملية لتنظيم الوقت

يمكن اتباع الخطوات الآتية لتنظيم الوقت وإدارته: ^[1]

•  تحديد الأعمال والمهمات المراد إنجازها: يساعد تحديد المهام على السرعة والدقة والنظام في العمل وإنجاز أكبر قدر ممكن من المهام.
•  تقدير الوقت المناسب لإنجاز المهمات: امتلاك فكرة عن الوقت اللازم للمهام الروتينية يمكن أن يساعد في تقدير الوقت المتاح للأعمال الأخرى.
• كتابة جدول المهمات:كتابة المهمات في جدول و تخصيص الوقت لكل مهمة  تريد القيام بها مثل إنشاء قائمة تسوق من البقالة أو قراءة كتاب أو موعد أو مشاهدة الندوات .
•  تحديد الأولويات وإنجازها: تتطلب إدارة الوقت التمييز بين ما هو عاجل للقيام به في أسرع وقت ممكن وبين ما هو ليس عاجلًا  حيث يمكن تأجيل هذه المهمة حتى يتم الانتهاء من جميع المهام العاجلة والمهمة.
•  تحديد ساعات الفراغ: كاستراحة لك مع العائلة أو الذهاب إلى أماكن خاصة أو في حال عدم إنجاز مهمات يوم آخر تعويضها في هذا اليوم .
•  النظام: إذ تؤدي الفوضى إلى سوء إدارة الوقت وعدم التركيز في إنجاز المهام.
•  تجنب تعدد المهام:  حيث إن تعدد المهام يؤدي إلى صعوبة التركيز في إنجاز المهمة الواحدة وعدم اتقانها بشكل جيد.

نصائح لتنظيم الوقت وتحقيق الأهداف

في ما يلي أهم النصائح العملية التي تساعد على تنظيم الوقت:^[2]

• إنجاز كل شيء في وقته المحدد.
• تحديد أهداف طويلة المدى وقصيرة المدى وكتابة جدول زمني لها.
• المثابرة والثقة بالنفس .
• تفعيل منبه للتذكير في المهمات المطلوبة.
• الاحتفاظ بورقة المهمات لتدوين الأشياء التي قمت بإنجازها يوميًا .
• التعلم من الأخطاء وعدم الندم على التأخر في إنجاز المهمات.
• التركيز على مهمة واحدة فقط في كل مرة.
• طلب النصيحة والمساعدة عند الحاجة.

فوائد تنظيم الوقت

هناك العديد من الفوائد لإدارة وتنظيم الوقت منها:^[3]

• إنجاز العمل في الوقت المحدد .
• خفض التوتر والقلق.
• سيكون لديك الوقت الكافي للاستراحة والاستجمام.
• زيادة الإنتاجية والكفاءة.
• زيادة فرص المكافآت والترقية في العمل.
• تقليل الرغبة في تأجيل المهمات الضرورية.
• زيادة الثقة والرضا عن النفس.
• تقليل الضغط والتوتر.
• إنجاز المهمات بدقة وسرعة.
• أداء العبادات في وقتها.

أدوات وتطبيقات تساعد في تنظيم الوقت

يمكن الاستعانة بالتكنولوجيا لتسهيل عملية تنظيم الوقت والمساعدة في إنجاز المهام بشكل أسرع، وفي ما يلي بعض التطبيقات المساندة في هذا المجال:^[4]

• تطبيق Toggl: يمكن استخدام هذا التطبيق لتتبع الوقت المستغرق في انجاز المهمة والمشاريع، للدخول للتطبيق اضغط هنا.
• تطبيق Dropbox: يسهل عملية تخزين وإرسال الملفات، للدخول للتطبيق اضغط هنا.
• تطبيق Evernote : يساعد على تخزين الملاحظات ومشاركتها، للدخول للتطبيق اضغط هنا.
• تطبيق Mindnode: يساعد على التركيز في المهام واستخدام خرائط العقل، للدخول للتطبيق اضغط هنا.
• تطبيق Goodsync: يساعد على نسخ الملفات واستعادتها ومزامنتها بسهولة، للدخول للتطبيق اضغط هنا.
• تطبيق 1password: تخزين كلمات المرور الخاصة بالمستخدم، للدخول للتطبيق اضغط هنا.
• تطبيق Todoist: يساعد في جدولة المهمات والأنشطة وتمييز كل عنصر للأولوية بالإضافة إلى تاريخ بدء وانتهاء المهمات، للدخول للتطبيق اضغط هنا.

أجمل العبارات والأمثال الدالة على تنظيم الوقت

• الوقت من ذهب.
• الوقت أجدر بأن يصادق لا يقاتل.
• الوقت كالسيف إن لم تقطعه قطعك.
• الوقت كنز إن ضيعته ضعت.
• الوقت كالسكين إن لم تمسكه من مقبضه قطع يدك بقطعته.
•  الوقت عدو مجتهد لا يقتله إلا كل مجتهد.